Dentro de una empresa, la planeación de un proyecto es un proceso determinante para alcanzar objetivos de manera satisfactoria sin causar demoras, pérdidas u otras situaciones que impacten la efectividad operacional. La planificación permite convertir una idea intangible en realidad mediante etapas cuidadosamente creadas y probadas para asegurar mayores probabilidades de éxito.
Una planificación sustenta la ejecución de un proyecto al:
- Facilitar la comunicación y proporcionar una fuente principal de información para los colaboradores del proyecto.
- Ayudar a las partes interesadas (directivos, socios, proveedores, entre otros) a entender lo que se requiere.
- Identificar quién, cuándo y cómo se realizarán ciertas tareas.
- Facilitar la gestión y el control del proyecto a medida que este avanza.
- Gestionar riesgos.
- Generar información valiosa para siguientes proyectos.
Los pasos para la planificación de un proyecto podrán variar dependiendo del enfoque o metodología que se utilice, por lo que recomendamos las siguientes consideraciones como un punto de partida:
- Definición del alcance del proyecto.
En este paso se establece la finalidad y los objetivos del proyecto. Se debe determinar qué se va a hacer, por qué se va a hacer y cuál es el resultado esperado.
- Identificación de las tareas a realizar:
Se identifican las acciones que se deben realizar para alcanzar los objetivos del proyecto. Esto implica desglosar el proyecto en tareas más pequeñas.
- Estimación de los recursos necesarios:
Se deben identificar los recursos necesarios para cada tarea, como el tiempo, el dinero, el personal y los materiales necesarios para llevar a cabo el proyecto.
- Establecimiento de un cronograma:
Una vez que se han identificado las tareas y los recursos necesarios, se puede crear un cronograma para el proyecto. Esto implica establecer fechas límite para cada tarea y asignar responsabilidades.
- Identificación y gestión de riesgos:
Se deben identificar los riesgos que pueden surgir durante el proyecto y desarrollar estrategias para gestionarlos.
- Elaboración de un presupuesto:
Se debe crear un presupuesto para el proyecto, que tenga en cuenta los recursos necesarios y los costos asociados con ellos.
- Desarrollo de un plan de comunicación:
Se debe establecer cómo se comunicarán los progresos del proyecto a los interesados, incluyendo los miembros del equipo, áreas relacionadas de la empresa y otros participantes como directivos o administradores.
- Revisión y aprobación del plan:
Una vez que se ha desarrollado el plan de proyecto, se debe revisar y aprobar para asegurarse de que se ajuste a los objetivos del proyecto.
- Ejecución del proyecto:
Finalmente, el proyecto se ejecuta según el plan y se hace un seguimiento constante del progreso para asegurarse de que se estén cumpliendo los objetivos y el plazo establecido.
En etapas clave de la planeación, como la definición del alcance del proyecto o la identificación de las tareas a realizar, será importante definir, si la hay, la participación de terceros como proveedores externos y en qué constará su rol.
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